Hvis en sak er gradert og du ikke har full tilgang til registreringen, vil innholdet av en del felt være skjermet, dvs. innholdet erstattet med stjerner. I fanen (vinduet) Gradering i en sak angir du graderingsnivået for saken. Hvilke felt som er skjermet, avhenger av hvilke avhakninger du gjør her. I den offentlige journalen kommer disse opplysningene ikke med.
Når du klikker knappen Avgrader sak slettes all informasjon i vinduet.
Feltene i vinduet Gradering ligger også under fanen Gradering i vinduet Ny sak (se Ny sak).*
Feltene er:
Velg gradering
I nedtrekkslisten kan du velge graderingskode med hjemmel. Verdiene hentes fra hjelperegistre som kan oppdateres av ESA administrator. Typiske alternativer er gradering/hjemmel fra offentleglova, sikkerhetsloven og beskyttelesinstruksen:
Når du velger en gradering, fylles de neste fire feltene ut med standardverdier for denne graderingen, men du kan senere endre dem. Det kan være behov for å komplettere hjemmelen.
Hjemmel
Henviser som regel til en eller flere paragrafer i lov eller forskrift. Hvis du endrer denne, vil det som oftest være ved å tilføye ekstra informasjon eller henvisning.
Graderingskode
Det er denne som styrer tilgangene! Velges ikke her hvis du har benyttet Velg gradering over.
Det første ordet, forkortelsen eller tallet, identifiserer graderingskoden, og definerer hvilken klarering en bruker må ha for å få tilgang til opplysninger i saken.
Merk: Hvis du endrer graderingskode i dette vinduet, vil graderingskode også endres tilsvarende der de forøvrig forekommer. Dette gjelder under fanene Kommentarer og Tilleggsinformasjon, og bare hvis alle i utgangspunkt var like.
Avgraderingskode
Avgraderingskoden styrer hva som skal skje når avgraderingsdato er nådd, og velges fra alternativene i nedtrekkslisten. Standardverdi avhenger av valgt gradering, men kan endres dersom den ikke passer. Administrator kan definere nye avgraderingskoder, men i offentlig saksbehandling benyttes som regel de forhåndsdefinerte kodene:
Avgraderingsdato
Blir satt inn automatisk der hjemmelen definerer en automatisk avgradering, f.eks. 30 eller 60 år fra dags dato. Under særlige forhold som betinger en annen avgraderingstid, eller hvis tiden begynner å løpe fra annet enn dags dato, kan du skrive inn den korrekte avgraderings"datoen direkte i redigeringsfeltet eller klikke kalenderknappen og velge dato i kalenderen.
Sammen med graderingskoden må du angi hva som skal skjermes. Dette gjøres via felt der du angir graderingskoden eller der det aktuelle feltet (f.eks. tittellinje 2) befinner seg. Hvis du ikke angir hva som skal skjermes, er det bare ”fysisk” materiale som skjermes, samt elektroniske dokumenter.