Feltene er:
Type
Feltet benyttes for å angi prinsipp for ordning av arkivmateriale (ordningsprinsipp). Alle saker i samme arkivdel har samme type som første arkivkode (primært ordningsprinsipp). Øvrige er enten videre inndeling innen linje 1 (K-kodesystemet fra Kommuneforlaget som brukes i mange kommuner består av én til tre koder), eller kun informasjon.
Finner ikke Linje 2.
Eksempel for emnearkiv basert på K-koder:
FE – Fellesklasse
FA – Fagklasse
TI – tilleggskode Tilleggskoden kan også brukes på journalpostene og kan da variere fra journalpost til journalpost.
Eksempel på emnearkiv basert på desimalkoder (f.eks. Statens arkivnøkkel):
A1 – Arkivnøkkel
A2 – Alternativ kode. Kan også brukes sammen med K-koder (og objektkoder).
Eksempel for objektbasert arkiv:
GBR – Gårds- og bruksnummer
PERS – Personalarkiv
Aktuell verdi for feltet kan hentes fra nedtrekkslisten i feltet. Typene defineres i Administrator.
Stikkordsøk
Skriv inn et stikkord og klikk på ikonet bak feltet. De relevante verdiene for valgt type vises under feltet Verdi.
Verdi
Fylles ut automatisk med verdien fra arkivkoden du valgte.
Feltet benyttes for å angi verdi (ordningsverdi) som er tillatt innenfor valgt type (ordningsprinsipp). Alle saker med samme type og verdi ligger i samlet papirarkivet sortert på saksnummer.
Eksempel for emnearkiv basert på K-koder:
FE – 076
Eksempel for objektbasert arkiv:
GBR – 21/4410
For å søke i hjelperegisteret for verdier (ordningsverdier) klikker du på ikonet bak feltet. Du kommer da inn i et bilde hvor du kan søke på feltene Type, Verdi og Stikkord.
Det kan legges inn mange stikkord for en verdi for å lette søk etter korrekt arkivkode. Objektbaserte arkiv tillater ofte at du kan legge inn verdier som ikke er forhåndsregistrert.
Beskrivelse
Normalt kan du kun velge emnekoder som er forhåndsregistrert i systemet. Objektkodene (kode som f.eks. angir person, eiendom eller firma), derimot, er ofte ikke forhåndsregistrert og du kan da legge inn nye koder. Hvis oppsettet for valgt type angir at disse skal legges til i arkivkoderegisteret, er det antagelig satt krav til at beskrivelse må angis for den nye koden. Eventuell beskrivelse registrert her blir ignorert hvis koden finnes i registeret. Ellers blir den angitte beskrivelsen registrert på saken (og eventuelt i arkivkoderegisteret).
Skjermet
Dersom arkivkoden skal skjermes, haker du av her. Det er bare objektkode som kan skjermes.
Hvis du klikker Legg til legges den nye parten til listen og alle felt i vinduet blankes ut.
Når du har registrert de nødvendige opplysningene klikker du OK for å komme tilbake til bildet for Arkivkoder. Klikk deretter Lagre for å lagre endringene du har gjort.
For å slette en rad velger du Slett fra nedtrekkslisten til