Ny sak

Det er nå du bestemmer hva slags sak den nye saken skal være. Nedtrekkslisten for feltet Saksart angir mulige valg, for eksempel standard sak (STD) eller byggesak (BYG).

Feltene er:

Saksart og Sakstype
I ESA finner du saksarter og sakstyper. Dette er gjort for å

·      kunne skille mellom behandling av ulike typer saker

·      kunne bruke funksjonene for saksgang

·      registrere informasjon spesielt for hver saksart

Som regel velger du saksart når du registrerer en ny sak. For hver saksart finnes det en eller flere sakstyper, som bestemmer hvilken saksgang som gjelder for den aktuelle saken. Saksgangen bestemmer hvilke akti"viteter som må utføres for å nå definerte milepæler i saksbehand"lingen. Når alle milepæler er nådd, er saken ferdig behandlet.

Saksart kan endres på et senere tidspunkt fra STD til en av de andre artene. Hvis du ikke vet hvilken art en sak skal ha, velger du derfor STD i utgangspunktet.

Både saksart og sakstype velges fra nedtrekkslister. Saksart-alternativene avhenger av hvilke moduler i ESA din organisasjon har anskaffet. For Sakstype leveres en del standardtyper med systemet, men ESA administrator kan definere nye typer som er spesielt tilpasset din organisasjon. Sakstyper for de forskjellige saksarter omtales i beskrivelsen av hvordan arbeide med dem.

Standard saksarter i ESA er:

·      ANS for ansettelsessaker. Dette er en modul i ESA.

·      BYG for byggesaker. Dette er en modul i ESA.

·      DEL for delingssaker. Dette er en modul i ESA.

·      PLN for plansaker. Dette er en modul i ESA.

·      STD for standardsaker.

Sakstittel
Dette autofullførfeltet må fylles ut. Her gir du en mest mulig beskrivende tekst for saken du registrerer. Tittel består av 2 felt/linjer– det må være registrert noe i felt/linje 1 for at du skal kunne lagre saken. Tittelen brukes i overskrifter, saksoversikter, osv. Hvert felt/linje kan inneholde opp til 127 tegn.

Hak av for Skjermet dersom innholdet i linje 2 under tittelfeltet ikke skal vises i den offentlige journalen.

Beskrivelse
Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne saken. Beskrivelse benyttes til en kortfattet vurdering av saken, og kan bestå av inntil 255 tegn, og den vises på en del rapporter. Hak av for Skjermet dersom innholdet i feltet ikke skal vises i den offentlige journalen.

Se mer om skjerming i graderingsvinduet, som er beskrevet under Gradering.

Legg merke til at det også kan legges inn én eller flere kommentarer («gule lapper») til en sak. Dette behandles i Oversikt over kommentarer.

Saksansvarlig
Du kan skrive inn initialene til saksansvarlige, eller bruke autofullførfunksjonen.

Hvis du endrer saksansvarlig, vil Organisasjonsenhet oppdateres med verdiene for den nye saksbehandleren.

Organisasjonsenhet
Organisasjonsenhet settes i utgangspunktet til saksansvarliges plassering i organisasjonen, men du kan forandre den ved å skrive inn en enhetsforkortelse (som må være gyldig) i redigeringsfeltet, eller bruke autofullførfunksjonen.

Tilg.gruppe
Den tilgangsgruppe (ofte forkortet til gruppe) som er satt for en sak bestemmer sammen med saksansvarlig hvem som har full tilgang til saken. Feltet er i utgangspunktet fylt ut med primærgruppen til saksbehandleren for saken, men du kan bruke autofullførfunksjonen for å registrere en annen.

Er saken gradert, er det kun påførte, samt medlemmer av valgt gruppe som også er klarert for valgte tilgangskode, som har fullt innsyn i saken.

Status
Tilgang til for"skjellige statuskoder styres av ESA administrator, og alternativene avhenger av arkivtype. For Noark 4 er følgende verdier definert ved leveranse av ESA:

images\ebx_-1759492569.gif

Reg.dato
Dette feltet må fylles ut. Fylles automatisk ut med dagens dato da saken ble registrert, men kan endres.

Obs.dato
En oppfølgningsdato som saksbehandler eller leder selv har lagt inn, for å fortsette behandlingen av saken på en bestemt dato

Hvis du har glemt å fylle ut et obligatorisk felt, får du en feil"melding når du klikker Lagre. Da må du fylle ut det obligatoriske feltet før du klikker Lagre på nytt.

Når detaljene lagres, tildeler ESA et saksnummer.

Journalenhet, Arkivkoder og Arkivdel blir beskrevet i Ny/Endre arkivkode.

 

Dersom saken skal graderes klikker du på fanen Gradering (eller knappen Neste>>). Gradering beskriver hvordan feltene i dette bildet skal fylles ut.

 

Arkivkoder

Gradering

Ny/Endre arkivkode

Ny/Endre milepæl

Sak